Informační systém mateřské školy

Informační systém Mateřské školy se speciálními třídami DUHA Praha 5 – Košíře, Trojdílná 1117– pokyny pro zacházení s informacemi.

I. Informační systém mateřské školy je využíván pro:
1. vnitřní potřebu školy
2. pro jiné orgány státní správy a samosprávy (KÚ, MÚ, ČŠI)
3. pro potřebu uplatnění Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (dále jen Nařízení), které nabylo účinnosti dne 25. května 2018.

II. Informační systém mateřské školy
Rozhodnutí o zařazení do sítě škol a školských zařízení a související dokumenty
Rozhodnutí o přijetí dítěte do MŠ
Přehled výchovné práce
Přehled o docházce dítěte do MŠ
Evidenční list pro dítě v MŠ
Diagnostické listy – evaluace
Evidence dětí včetně osobních údajů, údajů o rodině, údajů a přijetí dítěte do MŠ, průběhu a ukončení jeho docházky
Vnitřní řád mateřské školy
Záznamy z pedagogických rad a provozních porad
Osobní a zdravotní dokumentace dětí ze tříd zřízených dle § 16, odst.9  (při zachování povinné mlčenlivosti o těchto údajích)
Kniha úrazů
Hospodářská dokumentace a evidence majetku
Personální dokumentace
Protokoly a záznamy o provedených kontrolách
Organizační řád školy
Přehled o docházce pracovníků školy (evidenční list)
Evidence úrazů pracovníků školy
Záznamy o kontrolách provedených na škole
Rozvrh pracovní doby

III. Informační systém má podobu:
spisového materiálu
počítačové databáze

 

IV. Zásady zacházení s informacemi v informačním systému mateřské školy:
Škola jako provozovatel informačního systému nakládá s informacemi, které vypovídají o osobnosti a soukromí dotčených osob.  Je proto povinna postupovat v souladu s nařízením EU 679/2016 ze dne 27. 4. 2016, obecné nařízení na ochranu osobních údajů v informačních systémech.

Škola smí získávat jen informace potřebné pro svoji činnost a provoz. Informace musí být v přiměřeném rozsahu.

Škola si musí ověřovat, zda informace, s nimiž v informačním systému nakládá, jsou přesné a podle potřeby je aktualizuje. Neuchovává ve svém informačním systému nepravdivé informace.

Škola získává informace pro informační systém náležitým způsobem. Nesmí získávat informace pod krytím jiným účelem nebo jinou činností.

Škola je povinna uchovávat informace. Doba uchování je dána typovým rejstříkem pro skartaci.

Škola zajistí ochranu svého informačního systému před náhodným nebo neoprávněným zničením, náhodným poškozením, jakož i před neoprávněným přístupem nebo zpracováním.

Škola stanoví přesně práva a povinnosti pracovníků, kteří mají přístup k informačnímu systému .

Škola zajistí účinná opatření, aby po skončení pracovního poměru zaměstnance nemohly být informace, s nimiž nakládal, touto osobou využity.

V. Organizační zabezpečení nakládání s informacemi

Údaje o dětech ve spisové podobě
Přehledy výchovné práce, aktualizace, evaluace dětí jsou vždy uloženy v uzamčených zásuvkách psacích stolů. Pokud se s nimi nepracuje, nejsou nikdy ponechány na volně přístupném místě.

Dokumentace dětí ze tříd zřízených dle § 16, odst.9  je uložena v ředitelně a u speciálního pedagoga, na třídy se půjčuje na nezbytně nutnou dobu. Tato dokumentace (lékařské zprávy, psychologická vyšetření, diagnostika rodiny), pokud je na třídě,  je vždy uložena v uzavřené skříňce či zásuvce.

Zápisy do přehledu výchovné práce vedou obě učitelky, každá odpovídá za správnost svého zápisu.

Informace o rodině musí odpovídat skutečnosti, s taktem pojmenovávat citlivé okolnosti v rodině.

Zdravotní záznamy o dětech musí odpovídat skutečnosti, zaměřit se na ty informace, které jsou důležité (alergie, chronická onemocnění, zdravotní omezení, apod.).

Údaje do evaluačních listů se zaznamenávají postupně, tak, jak učitelka poznává dítě, jak se dítě mění. Vyhnout se frázovitosti nebo nic neříkajícím heslům.

Aktualizace a evaluační listy na třídách jsou přehledně uspořádány a vedeny pro každé dítě ve třídě, uchovávány jsou v uzamčené zásuvce.

Veškeré výstupy z informačního systému školy, které jsou součástí veřejných zpráv, musí být formulovány v obecné rovině, aby nevypovídaly o osobnosti jednotlivých dětí.

Kontrolu dokumentů provádí ředitelka školy dle plánu kontrol v průběhu školního roku.

Údaje o dětech ve školní databázi
S kompletní databází smí pracovat ředitelka mateřské školy, zástupkyně ředitelky a hospodářka školy.

Za správnost údajů zadaných do databáze odpovídá hospodářka školy, za doplňování databáze odpovídá ředitelka školy. 

Údaje o pracovnících školy
Veškeré údaje jsou uloženy v ředitelně a na počítači ředitelky a hospodářky školy. V listinné podobě jsou uloženy v zamčené ředitelně v zamčené skříni.

Veškeré údaje o zaměstnancích školy jsou důvěrné a jejich použití pro jiné účely než potřeby organizace musí schválit ředitelka školy.

Za správnost údajů a správnost nakládání s údaji zodpovídá ředitelka školy a hospodářka školy.

VI. Informace o dětech ve výchovně vzdělávacím procesu
Informace o dítěti ve výchovně vzdělávacím procesu získává učitelka zejména:

–           Soustavným diagnostickým pozorováním dítěte

–           Soustavným sledováním výkonů dítěte

–           Analýzou výsledků činnosti dítěte

–           Konzultacemi s ostatními učiteli a podle potřeby i s pracovníky pedagogicko psychologických poraden a zdravotních služeb, zejména u dětí s trvalejšími psychickými a zdravotními potížemi a poruchami

–           Rozhovory s dítětem dle věkových možností a zákonnými zástupci dítěte

Informace o dětech
Informace o dítěti ve výchovně vzdělávacím procesu je nutné chápat jako důvěrné a mohou být proto poskytnuty pouze zákonným zástupcům. Z rozhodnutí ředitelky školy mohou být dílčí informace poskytnuty jiným státním orgánům na základě písemné žádosti (policie ČR, soud, odbor sociální péče, apod.).

Jsou-li tyto informace dále zpracovávány, např. do výroční zprávy ředitelky školy, musí mít pouze obecně statistický charakter, aby nedošlo k porušování ochrany údajů v informačním systému.

Veškeré informace o dětech ve výchovně vzdělávacím procesu jsou bezplatné.